在大數據和云時代,數字化是物流行業發展的主旋律,也是面臨經濟增長緩慢、行業競爭加劇和用戶需求日益個性化的有效應對策略,企業唯有順勢而為,擁抱大勢,才能贏得更好的發展機遇。

物流企業文檔的數字化是轉型的基礎環節,但大多數企業的文檔管理還處于初級階段,沒有完善統一的文件管理機制,“核心數字資產”易流失,嚴重阻礙了物流企業數字化進程。目前存在的問題具體表現如下:

01文檔分散,缺乏統一的管理

物流公司分支機構眾多且分散,業務流程復雜,每天產生大量的電子文檔,如物流單據、票據、貨物訂單、倉庫報表等,這些文檔通常是粗放式管理或無管理狀態,零散地存儲在不同員工不同設備里,缺乏統一的存儲和管理。一旦電腦中病毒、硬件損壞或者人為誤操作,容易導致倉庫訂單信息及客戶信息的丟失。

02文檔版本管理混亂

倉庫報表等需要經常被調用,也會根據實際需求被不斷的修改,往往造成文檔版本繁多。如果稍不注意就容易發生用錯文檔版本的情況,就會給業務帶來不必要的麻煩,甚至損失。

03文檔權限管理缺失

物流企業部門、人員機構復雜,缺乏規范、有效的權限管理制度,導致機構文檔泄密,給企業帶來巨大損失。

04無法滿足移動辦公需求

物流企業員工經常在外,即便攜帶電腦和移動存儲設備也往往不能及時獲取最新資料,或者文件拷貝不全,影響工作的開展。

05分享不暢

日常工作中,多數員工仍然習慣通過郵件、微信、QQ等共享文檔,但是這樣只能共享少量文檔,大多數電子文檔流轉困難,處于封閉狀態。導致企業員工無法基于文檔進行高效共享和協助,充分釋放文檔價值。

06跨地域協作低效

物流企業跨地域分支機構協作時,各個業務部門相互獨立,缺乏一個有效的協作平臺,無法做到實時信息溝通,易出現信息滯后,造成信息不對稱,文件安全也難以保障。

35云門戶是企業數字資產管理與應用平臺,可以幫助物流企業實現數據安全管控和知識積累,提高信息共享和數據流轉效率,讓全業務鏈的協作更加簡單高效,提升服務水平,增強企業核心競爭力。

1建立物流企業文檔統一存儲平臺

統一管理貨物單據、財務文件、客戶信息等企業所有文件,根據文件類型、屬性等進行分類管理,避免重要文件的丟失、損壞。

2版本管理

從收貨、倉儲到運輸、交付,幫助物流企業管理文件的全生命周期,詳細記錄文件日志,掌握文件動態。當文件被修改或更新時,可自動更新版本并展現最新信息,讓物流企業實時掌控業務進程,避免出錯。

3嚴謹的權限體系

可按照組織架構進行層級管理,進行靈活、全面的權限控制,方便對不同分公司、部門的人員進行權限設置,進行統一的多維度多層次管理,確保所有文檔操作均受到有效管理,保障企業文檔的安全性,避免丟失、泄露等。

4隨時隨地移動辦公

橫跨Web、Windows、Linux、Android、iOS等多平臺,只需要一個瀏覽器,即可登錄訪問,打破對地域空間限制,滿足跨部門、跨地域的辦公需求。

5搭建共享平臺

搭建一個安全的文件共享空間,支持按照企業組織架構搭建。共享文件夾內的成員可根據需求自主訪問并獲取所需要的資料。當一份文件需要快速傳遞給相關人員時,可使用外鏈或二維碼進行文件分享方式,大文件輕松秒傳。如果文件被修改,共享文件的各方通過云端實時同步,能夠及時獲取最新的文件版本,保持各方信息的及時同步,防止各方數據不一致的情況發生。

6高效協作

支持各個分部和個人間的文件分發和共享,支持文件多人同時在線編輯和協同,大幅降低團隊溝通成本。

35云門戶將助力物流企業數字化轉型,掃描下方二維碼了解更多功能哦~